Description

PROFIL DE POSTE A POURVOIR

Un (e ) Chargé(e) des Approvisionnement et Services Géneraux SITE MOPTI

PAYS : MALI

LIEU : Sévaré - Mopti

Domaine d'activités : Logistique

Intitulé de poste :

Chargé des Approvisionnement et Service Géneraux

Date de début de contrat :

15 Mai 2023

Date de fin : 14 Mai 2024

Type de contrat : CDD 1 an renouvelable

Hiérarchisation du poste :

Le poste est sous la responsabilité du Manager Logistique

I- Présentation du Programme

Humanité & Inclusion est une organisation de solidarité internationale indépendante et impartiale, qui intervient dans les situations de pauvreté et d’exclusion, de conflits et de catastrophes. Œuvrant aux côtés des personnes handicapées et des populations vulnérables, elle agit et témoigne, pour répondre à leurs besoins essentiels, pour améliorer leurs conditions de vie et promouvoir le respect de leur dignité et de leurs droits fondamentaux.

Humanité & Inclusion est une association à but non lucratif, sans affiliation politique ou confessionnelle. Elle repose sur un réseau d’associations structurées en Fédération, œuvrant de manière constante à la mobilisation des ressources, à la gestion des projets et à la mise en œuvre de la mission sociale.

Le programme Humanité & Inclusion est au Mali depuis plus de 20 ans, principalement sur des activités de développement dans les régions de Tombouctou, Gao, Mopti, Sikasso et le district de Bamako.  Dans la région de Mopti, HI intervient dans la formation et l’emploi des jeunes à travers les collectivités territoriales et aussi dans la sensibilisation sur la réduction de la violence armée.

II- Descriptif du poste :

Mission 

Basé à Sévaré et sous la responsabilité hiérarchique du Manager Logistique, il assure le bon fonctionnement du matériel roulant, la gestion des biens du site de Sévaré, le respect des procédures d’approvisionnement et de gestion des biens, dans un souci de sécurisation des ressources humaines et matérielles. Il est responsable des aspects logistiques du site, et entretient des liens fonctionnels étroits avec l’équipe Logistique de Bamako.

Responsabilités

Gestion des locaux (maisons, bureaux, locaux de stockage Sévaré)

Participe à la recherche et à l’identification de locaux à louer

Gère l’aménagement des locaux (installation des matériels et équipements)

Réalise la mise en place et le suivi de la sécurisation des locaux (fermeture, gardiennage, extincteurs…) en collaboration avec le chargé Sécurité du site.

S’assure de l’entretien et de la maintenance des locaux

S’assure de l’utilisitation Optimum de l’eau et l’electricité sur le site

Gestion de la chaine d’Approvisionnement

En conformité avec les Procédures d’achat de biens et de services et des Procédures de gestion de stock en vigueur sur le Programme :

Analyse le marché local selon les besoins des projets ;

Met à jour en temps réel la base de données fournisseurs locaux, en correspondance avec les critères et les besoins de l’Association ;

Met en œuvre les procédures d’approvisionnement et organise les différentes étapes des achats locaux et régionaux (consultation de marché, analyse des offres, commande, suivi, réception, contrôle de conformité) ;

Suit, en collaboration étroite avec la Logistique de Bamako, les commandes passées à Bamako pour le compte du site, en conformité avec les procédures d’achat en vigueur sur le programme ;

Réceptionne les marchandises achetées par le bureau de Bamako (contrôle de conformité, accusé de réception) ;

Renseigne en temps réel le tableau informatisé de suivi des demandes d’achat/commandes ;

Gère les transports locaux et régionaux des biens (achat / distribution) : choix du mode de transport et de conditionnement, planification et suivi des expéditions, formalités administratives ;

Met à jour, classe et archive les dossiers d’achat sur le site avec envoi des copies originales à Bamako après scan ;

Gère les espaces de stockage (aménagement, options de rangement)

Supervise la gestion physique des stocks : suivi des fiches de stock, organisation d’inventaires périodiques, suivi du flux des matériels et fournitures sur le site ;

Met à Jour les Livrables et les transmets à Bamako sur une base mensuelle (TSE – TSA- TSV)

Gestion des Déplacements des Personnes et du Parc de Véhicules

En conformité avec les Procédures de Gestion du Parc Véhicules (voitures et motos) en vigueur sur le Programme :

Propose des moyens de locomotion adaptés au contexte du programme (dont location de véhicules, de pinasses) ;

Veille à l’application des règles d’utilisation des véhicules ;

Organise l’affectation et la mise à disposition des véhicules en veillant à la bonne tenue du tableau de sortie des véhicules ;

Assure le suivi des véhicules au moyen des outils mis en place sur le programme (carburant, réparations, entretiens, coûts) ;

Met à jour, classe et archive les dossiers individuels du Parc Véhicules du site ;

Assure la maintenance préventive et curative du parc Véhicules et organise, en coordination avec la Logistique Bamako, les déplacements des véhicules en capitale ;

Veille au suivi administratif des documents légaux des véhicules en lien avec le Responsable Approvisionnement

Gestion des Equipements techniques (parc informatique, énergie et divers)

En conformité avec les Procédures de Gestion du Matériel (avec Stocks) en vigueur sur le Programme :

Supervise l’installation et la maintenance des matériels

        Veille au respect de la procédure de gestion des équipements

En collaboration avec le responsable des équipements en capitale, met à jour en continu l’outil de gestion de matériel sur Excel (suivi du matériel existant, enregistrement et codification du nouveau matériel) et veille à l’étiquetage ;

Réalise et coordonne l’établissement des inventaires physiques du matériel immobilisé et non immobilisé et effectue les rapprochements avec les données du fichier du TSE (Tableau de Suivi des Equipements) ;

Gestion d’Equipe, Relations de travail, Gestion organisationnelle

Encadre et anime son équipe logistique de Sévaré Chauffeurs, Gardiens, personnel d’entretien – ; forme en continu dans son domaine, participe à l’élaboration et à la mise à jour des descriptifs de poste, élabore des objectifs individuels et établit leurs évaluations ;

S’assure des transferts d’informations et de responsabilités entre les personnes de son équipe dans les meilleures conditions possibles ;

Collabore à garantir la concertation, la participation de chacun à la gestion logistique du site, à réguler les relations au sein de l’équipe et avec les équipes projets et à gérer, à un premier niveau de hiérarchie, les situations conflictuelles ;

Participe, à partir des directives du département sécurité (via son représentant sur site), à la mise en œuvre des règles de sécurité sur Sévaré et ses zones d’intervention et à leur adaptation éventuelle en fonction de l’évolution du contexte

Assure le classement rigoureux et précis de l’ensemble des documents logistiques ainsi que leur archivage (guidelines, attestations, contrats, originaux, modes d’emploi…) ;

Effectue des visites sur les bases du site de Sévaré selon les directives de sa hiérarchie ;

Respecte en permanence les règles de confidentialité et de discrétion qu’implique sa fonction.

III- Contraintes liées au poste :

Le Chargé des Approvisionnement et Services Généraux site, doit être à tout moment en mesure de répondre aux sollicitations des uns et des autres en matière d’éclairage logistique au niveau de son site. Il sera notamment sollicité pour des déplacements dans les cercles d’intervention de la région de Mopti.

IV- Profil souhaité :

Expérience souhaitée : un minimum de trois années d’expérience en logistique. Une expérience  dans une Organisation Non Gouvernementale internationale est un plus.

Diplômes souhaités : Minimum Bac + 2 en logistique, gestion ou une formation institut Bioforce en logistique ou équivalent

Capacités requises : Maîtrise des programmes office (d’Excel, Word, Powerpoint, etc.), autonome, organisé, méthodique et rigoureux. Capacité d’écoute, de communication, d’analyse et de prise de recul.

Expérience d’utilisation d’un ERP

Langues indispensables

Français

Anglais est un plus

V- Dépôt de Candidature 

Les candidatures de femmes et personnes handicapées sont fortement encouragées et seront analysées avec une attention particulière.

Les dossiers de candidature (curriculum vitae, lettre de motivation, copie des diplômes, attestations, références, etc) sont adressés à l’adresse suivante : recrutement2@mali.hi.org  au plus tard le 23 Avril 2023 à 16h00 (date et heure sur le mail faisant foi).

Il est impératif de mentionner dans l’objet de votre courrier électronique le terme suivant :

« 042023 Candidature Poste logisticien site Mopti ».

NB : Seuls les candidats retenus seront contactés pour le test écrit.

Humanité & Inclusion s’engage à promouvoir l’égalité des chances et lutter contre toutes formes de discrimination à l’embauche.

Humanité & Inclusion est attaché au principe de la diversité et encourage tout particulièrement les candidatures des personnes en situation de handicap et les femmes.

Un aménagement raisonnable du processus de recrutement et du poste à pourvoir peut-être envisager en fonction des besoins individuels des candidats en situation de handicap et dans la limite des possibilités d’Humanité & Inclusion.

Nous encourageons sincèrement les candidats en situation de handicap à préciser leurs besoins spécifiques en lien avec les étapes du recrutement dans leurs dossiers de candidature.

Humanité & Inclusion est engagé dans la protection de l'enfance et la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus sexuels. Le/la candidat(e) sélectionné(e) devra s’engager à adhérer et respecter ces politiques éthiques et le code de conduite : Prévention des abus et protection des personnes.

Les candidatures de femmes et de personnes handicapées sont fortement encouragées et seront analysées avec une attention particulière.

IMPORTANT : AUCUN PAIEMENT N’EST DEMANDE POUR UN RECRUTEMENT CHEZ HANDICAP INTERNATIONAL/HUMANITE & INCLUSION.