Description

Terre des hommes (Tdh) est la plus grande organisation suisse d’aide à l’enfance. Depuis 1960, Tdh contribue à bâtir un avenir meilleur pour les enfants démunis et leurs communautés grâce à des solutions innovantes et durables. Active dans près de 40 pays, Tdh travaille avec des partenaires locaux et internationaux pour développer et mettre en place des projets sur le terrain qui permettent d'améliorer la vie quotidienne de plus de quatre millions d’enfants et membres de leurs communautés, dans les domaines de la santé, de la protection et de l’urgence. Cet engagement est financé par des soutiens individuels et institutionnels, avec des coûts administratifs maintenus au minimum.

Dans le cadre de nos activités au Mali, nous recherchons pour 12 mois avec possibilité de renouvellement :

01 Logisticien Approvisionnement  basé.e à Bamako

Responsabilités générales

Sous la supervision du Coordinateur Logistique, le logisticien Approvisionnement a la charge de l’ensemble des achats de la Capitale et les commandes des bases. Il/Elle veille à ce que les critères Prix/Qualité et délai de livraison définis avec les équipes techniques soient respectés.

Il/Elle est le garant des procédures d’achat décrites dans le manuel de gestion des achats et s’assure que tous les achats de la capitale sont réalisés dans le respect des procédures Tdh.

Responsabilités Spécifiques

Objectif 1 : Assurer la veille du marché

Suivre le cours des matériaux et services fréquemment achetés

Etablir un catalogue de produits, assurer la mise à jour et le partage hebdomadaire du catalogue des prix à l’ensemble de l’équipe.

Développer des relations à long terme avec des fournisseurs en vue d’accord Cadre

Identifier, anticiper et gérer les risques fournisseurs

Interagir avec les autres ONG dans la dynamique de comparaison de prix et bases de données des achats

Sous la supervision du Coordinateur Logistique, peut-être amené à contribuer aux processus d’appel à manifestation d’intérêt ou d’appel d’offres.

Objectif 2 : Assurer l’ensemble des achats nécessaires au bon fonctionnement de la Délégation

Sous la supervision du Coordinateur logistique, participe à l’actualisation des plans d’achat de la Délégation en collaboration avec les chefs des projets ;

Assure le suivi quotidien, la mise à jour et le partage hebdomadaire sur Sharepoint du suivi des achats de la délégation à l’ensemble de l’équipe ;

Garantir une gestion structurée de l’activité achat et s’assurant de la mise en place du planning hebdomadaire des achats (jour de réception des DA, validation, suivi de l’état de traitement avec les demandeurs, etc.) ;

Réceptionne les Demandes d’Achat (DA) ;

En collaboration avec le Coordinateur logistique, les Logisticiens et les Chefs de projet, garantit la rationalisation des demandes, la mise en place de commandes groupées, la constitution d’un stock tampon et l’efficacité du cycle d’achat en évitant la multiplication des DA.

Communique avec l’ensemble de l’équipe sur les délais de traitement minimums et assure la mise en place de dates de livraison réalistes ;

Faire valider les DA (validation demandeur, logistique, finance et chef de Délégation)

Vérifier la procédure à appliquer, les prix, la qualité des fournitures et assurer la livraison aux départements demandeurs ;

Traiter et réaliser les demandes d’achats pour les bases de la Délégation à l’intérieur du Mali

S’assurer que les dossiers d’achat sont complets suivant la procédure et les soumettre au paiement ;

En collaboration avec les Logisticiens base, organise l’expédition et le suivi de l’envoi du matériel sur sites, assure la mise à jour du suivi des expéditions, le retour et l’archivage des preuves de livraison validées par les bases.

Sous la supervision du Coordinateur logistique, contribue au suivi des accords-cadres et à leur renouvellement sur la base des plans d’achats.

Assurer la mise à jour hebdomadaire du suivi d’achats, du suivi de contrats et son partage sur Sharepoint à l’ensemble de l’équipe.

Négocier avec les fournisseurs les conditions d'achat en termes de coût, qualité, délai, conditions de paiement, …

Rédiger les contrats, les Accords-Cadres et les soumettre pour validation ;

S’assurer du strict respect des procédures logistiques et informer sur tout manquement à celles-ci ;

Suivre la procédure de règlement des factures pour s’assurer du respect des délais de paiement ;

Scanner et archiver les dossiers d’achat dans le respect des procédures Tdh ;

Sous la supervision du Coordinateur logistique anticiper de futurs besoins en prospectant et en participant à la rédaction des appels à manifestation pour sélectionner des fournisseurs capables de répondre aux besoins de l’organisation ;

Objectif 3 : Contrôle interne

Chaque mois, s’assure de la centralisation en capitale des dossiers d’achat clôturés des bases,

Vérifie leur contenu et effectue leur archivage.

S’assure de la mise en place de mécanismes de mitigation des risques de fraude et corruption (informe les fournisseurs de la politique interne de Tdh en la matière, informe immédiatement son Manager et/ou le Chef de Délégation de tout constat ou tentative de fraude et corruption, etc.) ;

Objectif 4 : Reporting

Mettre en place et suivre les indicateurs de son activité : Suivi des achats, liste de prix, suivi des contrats et Accord cadres, Plans d’achats.

Partager avec le Coordinateur logistique tout blocage qui pourrait ralentir la procédure d’achat

Participer à des réunions hebdomadaires avec l’équipe de la logistique pour partager l’état d’avancement des procédures d’achats ;

Travailler en étroite collaborateur avec les départements et les services Supports pour assurer une bonne communication ;

Communique proactivement avec l’ensemble des départements pour les informer de l’état de traitement des demandes en cours ;

Participe aux réunions de suivi budgétaire et à l’élaboration des prévisionnels de trésorerie mensuels

Peut, sur demande expresse de son superviseur, assurer la représentation du service logistique en interne et/ou en externe.

Informe son responsable et/ou le Chef de Délégation de tout conflit d’intérêt qui pourrait survenir dans l’exercice de ses activités

Autres

Effectuer toute autre activité déterminée par son superviseur et compatible avec le poste.

Formation et qualification

Etudes de niveau superieur : Licence ou master en logistique/Transport /Administration ou tout autre diplôme pertinent ;

Expériences

Minimum 03 années d’expérience dans un poste similaire

Excellente connaissance des procédures d’approvisionnement et bailleurs de fonds (ECHO, UNICEF, etc) et expérience avérée en chaîne d’approvisionnement

Expérience minimum 03 ans en ONGI

Excellente capacité de synthèse et rédaction

Langues : Excellente maitrise orale et écrite du français, la connaissance de l’Anglais est un atout

Connaissances IT : Maîtrise des outils informatiques Word, Excel et Power point pour la rédaction des rapports

Cette description de poste peut être modifiée en conformité avec les activités ou l'évolution de la mission.

Les candidatures doivent être envoyées par mail à : mli.recrutement@tdh.ch  au plus tard le dimance 26 mars 2023 à 23.59 en mentionnant le poste dans le Sujet du message

Le dossier doit inclure : un CV (maximum de 3 pages), une lettre de motivation précisant la prétention salariale et deux références.

« Nous assurons la sauvegarde des enfants et des adultes à travers nos processus de sélection, lesquelles reflètent notre engagement en faveur de la sauvegarde des enfants et des adultes et incluent des enquêtes de références rigoureuses.

Terre des Hommes dispose d’une politique de sauvegarde, dont tout candidat se doit de respecter et défendre. Nous sommes à « tolérance Zéro » face à tous cas d’abus sur les bénéficiaires, les membres de la communauté et le personnel.

Terre des hommes ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée car contraire aux valeurs et pratiques de notre organisation »

Terre des hommes se réserve le droit de pourvoir à cette position avant la date limite ci-dessus indiquée.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées