Description

PROFILS DE POSTES À POURVOIR

UN(E) ACHETEUR POINT FOCAL IT

PAYS : MALI

LIEU : Bamako avec des déplacements sur Sikasso, Tombouctou, Gao et Mopti

Domaine d'activités : LOGISTIQUE

Intitulé de poste :

Acheteur Point Focal IT

Date de début de contrat : Décembre 2022

Date de fin de contrat : 30/05/2023

Type de contrat : CDD 06 mois (renouvelable)

Hiérarchisation du poste : Le poste est sous la responsabilité du Manager Logistique

I- Le Programme Humanité & Inclusion (HI) au Mali 

Handicap International, nom d’usage « Humanité & Inclusion » est présent au Mali depuis 1996. L’objectif général du programme Mali est de contribuer à assurer la participation des personnes handicapées et des personnes vulnérables au Mali sur base de l’égalité avec les autres. La stratégie du programme Mali se décline en trois grands axes définis sur la base des trois principaux contextes d’intervention.

Axe 1 : Contribuer au relèvement et au renforcement de la cohésion sociale

Axe 2 : Contribuer à l’amélioration de la résilience des populations

Axe 3 : Promouvoir et accompagner un développement inclusif

II – Contexte

La logistique a pour mission de contribuer au bon déroulement de l’aide aux bénéficiaires en soutenant les équipes d’Humanité & Inclusion (HI), et en permettant à chacun d’avoir les moyens de travailler pour se focaliser sur son cœur de métier, en respectant à la fois les contraintes économiques, qualitatives et de Safety. Pour cela, la logistique a la charge de gérer à la fois la chaîne d’approvisionnement et les moyens généraux. La maîtrise de ces deux domaines logistiques est un vecteur majeur d’optimisation et permet à l’organisation d’être la plus efficiente.

Dans le Cadre de la réorganisation de son département Logistique et dans le but d’atteindre ses objectifs le Programme de Humanité & Inclusion au MALI, recherche un acheteur Spécialisé afin de pouvoir apporter un support et une expertise au pôle approvisionnement du Programme.

III – Principales responsabilités

Sous la responsabilité hiérarchique du Manager Logistique et sous la supervision du Chargé(e) des Approvisionnements (Team Lead) assiste le Manager Logistique du Programme dans la gestion des approvisionnements du programme tout en respectant les règles et les procédures d’Humanité & Inclusion.

Responsabilité 1 : Assurer la gestion des petits achats récurrent du programme

But : Les achats récurrent  du programme sont faites dans le Strict respect des Procédures en Vigueur et en adéquation avec la directive Institutionnelle de Gestion des Approvisionnements, des Achats et du Transport

Mesure : Strict respect des procédures de gestion des approvisionnements, sécurisation et Traçabilité des Approvisionnements, Satisfaction des équipes projet sur la gestion des approvisionnements     

Activités :

Suivre et mettre à jour et/ou faire l’extraction du TSA avec tous les renseignements nécessaires.

Faire valider les bons de commande sur la base des montants définis par le PAA

Participe au contrôle interne pour des dossiers d'achats

Assurer les choix pertinents des fournisseurs

Réalise le scan des différents dossiers d’achat.

Participe à la mise en place d’actions préventives et de contrôle concernant les achats

Veiller à la négociation et à la recherche du meilleur rapport qualité/ prix

S’assurer du classement de tous les documents selon la nomenclature les années et les normes HI.

Veiller à faire une étude et analyse du marché à Bamako

Mettre en place un catalogue des prix et en assurer l’actualisation

Répondre aux fournisseurs et sauvegarder ces réponses

Vérifier les factures en accord avec les règles du pays

Transférer les factures validées à la comptabilité pour règlement des fournisseurs après validation par le signataire Achat.

Communiquer efficacement

Repérer les différentes façons de renforcer sa crédibilité

Échanger avec les demandeurs sur le remplissage des DAS

Respecter la durée de traitement des DAS en fonction des PA

Archivage des DAS de l'année précédente aux archives

Vérifier que tous les dossiers d’achat clos contiennent tous les éléments requis (DAS, pro-forma BDC grille, BCF, VISA contrat, BL/BR, factures acquittées.)

Superviser la réception des marchandises/biens/services et contrôler leur conformité par rapport aux cahiers des charges ;

  Organiser la distribution des biens approvisionnées dans le cadre des projets ;

  Jouer le rôle de Key User approvisionnement pour L’ERP (Link) ;

  Suivre les paiements des factures en collaboration avec la comptabilité s’assurer que tous les fournisseurs et/ou prestataires de service ont été payés et les preuves de paiements classés dans les dossiers d’achats.

  Procéder à la vérification des dossiers d’achat de son site avant leurs classements ;

  Mettre à jour les références de paiement des achats dans le Tableau de Suivi des Achats en lien avec la finance ;

  Procéder à la mise à jour hebdomadaire et vérifier l’exactitude des arrêts et saisie les informations du tableau de suivi des achats (TSA) ;

  Assister le chargé des Approvisionnement Programme (Team Lead) lors des audits Bailleurs et/ ou Siège l’aider à mettre à mise à disposition des dossiers d’achats aux auditeurs ;

  Assurer le suivi des Contrats Cadre de l’ensemble des bases du Programme en collaboration avec les chargés des approvisionnements et et Alerter le Manager Logistique à Temps pour le lancement des procédures de renouvellement ;

  Faire des suggestions et recommandation dans le sens de l’amélioration du service des approvisionnements au sein du Programme.

Responsabilité 2 : UNHAS – SERVICES IT

But : Gestion de la communication interne et externe

Mesure : Assurer le rôle de Point Focal IT et UNHAS

·         Informer ATLAS Logistique et/ou UNHAS des expéditions vers les bases.

·         Assurer le suivi des DAS et des visas de paiement UNHAS et les envoyés à la finance chaque mois.

·         Assurer le suivi des réservations et des Cargos UNHAS des achats Logistique à envoyer vers les bases

·         Informer le maintenance OFFICER des achats à stocker et des achats en transit.

·         Encadrer les demandeurs afin que les DAS soit transmise à la logistique à temps et en heure

·         Assister les demandeurs afin qu’il puisse renseignés correctement les DAS.

·         Assurer le relais entre les demandeurs et les prestataires de services dans le cadre de l’organisation des séminaires et Ateliers (Réservation des chambres – Salle de réunions et pauses cafés et Déjeuner).

·         Assurer le rôle de point Focal IT et est responsable de la mise à jour du TSE Programme

·         Joue le rôle de relais avec le prestataire informatique et est responsable d’organiser son planning de travail en fonction des demandes d’interventions recu au niveau de la logistique (Pannes signaler – demandes de consommables informatiques – Configuration de compte HI- divers…)

·         Assurer toutes tâches supplémentaires identifiées par le supérieur hiérarchique rentrant dans le cadre de ses responsabilités.

Responsabilité 3 : Autres

But : Appuyer le département Logistique dans toutes autres activités qui peuvent représenter une plus-value sur le Programme MALI.

Mesure : Les collaborateurs du département logistique sont satisfaits de la plus-value apportée par le chargé des approvisionnements Programme.

Activités :

  Participer à la gestion administrative des aspects logistiques de sa base ;

  Assurer l’intérim de ses collègues logisticien durant leurs absences (congés, maladie, formation…) ;

  Appuyer les autres collègues de la logistique en cas de surcharge de travail ou autre ;

 Connaitre et respecter la politique et les règles de sécurité d’Humanité & Inclusion ;

  Garantir le bon archivage relatif à ses activités.

  Garder un Œil sur la mise à Jour du TSE Programme.

  Connait et respecte le code de conduite et la politique de lutte contre la fraude et Corruption de Handicap International ;

 Signale toute action ou comportement compromettant là l’intégrité morale et éthique de l’équipe, ainsi que la survenue de tout incident allant dans le sens de la fraude et/ou de la corruption ;

IV – Engagements

Respecter le code de conduite et de la politique de Lutte contre la Fraude et la corruption ;

Respecter la Politique Institutionnelle de Protection de l’Enfance de Handicap International ;

Respecter la Politique de Protection des bénéficiaires contre l’Exploitation et les Abus Sexuels ;

Respecter les règles de sécurité définies dans le Plan de Sécurité. La sécurité générale est liée au comportement de chacun et le comportement de chacun a un impact sur la sécurité de tous ;

Faire remonter à la cellule sécurité toutes informations sécuritaires pertinentes et informer immédiatement des incidents sécuritaires impliquant notre organisation ;

Être Assiduité / Ponctualité, Rigueur et Proactivité ;

Avoir le sens de la communication et de l’organisation ;

Respecter le règlement intérieur en vigueur sur le programme ;

Être disponibilité : le Chargé des approvisionnements pourra être amené à se déplacer en dehors de son lieu de résidence pour des missions pendant des périodes prolongées, ou assurer des activités ou missions pendant les week-ends et jours fériés ;

Avoir une discrétion totale concernant le fonctionnement de l’organisation et de ses membres ;

Les tâches et les responsabilités ainsi décrites ne sont pas exhaustives et peuvent évoluer selon le contexte d’intervention et les besoins du programme.

V – Compétences

Compétences techniques

(cf. référentiel de compétences techniques)

Niveaux

Capacité à mesurer en priorité, spécifiques à la fonction

(cf. inventaires de capacité du processus d’évaluation)

Requis

Gestion de la chaîne d’approvisionnement

Confirmé

Capacités organisationnelles

oui

Assurer la gestion des appels d’offre dans le respect du cadre légal, des règles internes et des bonnes pratiques en la matière.

Débutant/ Notion de base

Rigueur

Bonne tenue, courtoisie et sens de l’équité.

oui

Connaissance des Procédures et Processus de passation de marché des bailleurs de Fond AFD – MAE Belge – MAE Lux – CDCS – USAID – Expertise France- Norad , DGD , GFFO , ECHO, UE…

Intermédiaire

Ouverture d’esprit

Force de proposition

oui

Assurer une bonne relation avec les fournisseurs

Confirmé

L’honnêteté  et la tonicité d’esprit, Prise d’initiative

oui

Connaissance du Principe de fonctionnement des ERP

Autonome

Expérience de Travail sur un ERP et/ou connaissance des principes de base du fonctionnement d’un ERP

Oui

Connaissance de L’outil Informatique

Confirmé

Word – Excel – Power Point

Oui

ADMINISTRATION

Niveaux

Fort sens de l’éthique, intégrité

oui

 Gestion administrative

Confirmé

Appropriation des valeurs du milieu humanitaire en général et de HI en particulier

oui

Mise en place et gestion d’un système

d’archivage

Autonome

Assurer le Suivi d’un système d’archivages électronique des dossiers d’achats du Programme

Oui

Connaissance Générale en Logistique

Confirmé

Connaissance de base de la Fonction Logistique et une expérience varie en Logistique

Oui

JURIDIQUE

Niveaux

Requis

Gestion des contrats

Débutant

Notions de base en gestion et rédaction de contrats aussi bien sur les contrats d’achat de Biens (Équipement et Intrant médicaux que des contrats de prestations de Services (Prestation de services intellectuelles et contrat de Construction et réhabilitation d’ouvrage)

Oui

Connaissances juridique en droit civil et commercial (contrats)

Autonome

Avoir un minimum de connaissance en droit commercial.

Oui

Connaissance en Fiscalité des ONG

En Acquisition

Notion de base en fiscalité notamment celle relative aux ONGs

Oui

DIPLÔME

Un niveau Bac + 4 au minimum, dans un des domaines suivants : Logistique et Transport Commerce, Audit, Économie, Comptabilité, Finance

Confirmé

Oui

EXPERIENCE

Expérience d’au moins 3 années de travail dans le domaine des approvisionnements et/ou de la logistique, de préférence en contexte ONGs, développement, humanitaire, ou à défaut dans le privé.

Confirmé

Oui

COMPETENCES TRANSVERSES

LANGUES

Français : Courant 

Bambara : parlé

Anglais (Un atout)

OUTILS BUREAUTIQUES

Autonome sur

Fonctionnalités avancées :

Word, Excel

Internet, Outlook

VI –  Dépôt de Candidature 

Les dossiers de candidature (Curriculum Vitae, lettre de motivation) sont adressés à l’adresse suivante : recrutement2@mali.hi.org au plus tard le 13 Novembre 2022 à 16h00 (date et heure sur le mail faisant foi). Il est impératif de mentionner dans l’objet de votre courrier électronique le terme suivant : « Candidature Acheteur Point Focal IT ».

NB : Seuls les candidats retenus seront contactés pour le test écrit.

Humanité & Inclusion s’engage à promouvoir l’égalité des chances et lutter contre toutes formes de discrimination à l’embauche.

Humanité & Inclusion est attaché au principe de la diversité et encourage tout particulièrement les candidatures des personnes en situation de handicap et les femmes.

Un aménagement raisonnable du processus de recrutement et du poste à pourvoir peut-être envisager en fonction des besoins individuels des candidats en situation de handicap et dans la limite des possibilités d’Humanité & Inclusion.

Nous encourageons sincèrement les candidats en situation de handicap à préciser leurs besoins spécifiques en lien avec les étapes du recrutement dans leurs dossiers de candidature.

Humanité & Inclusion est engagé dans la protection de l'enfance et la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus sexuels. Le/la candidat(e) sélectionné(e) devra s’engager à adhérer et respecter ces politiques éthiques et le code de conduite : Prévention des abus et protection des personnes.

Les candidatures de femmes et de personnes handicapées sont fortement encouragées et seront analysées avec une attention particulière.

IMPORTANT : AUCUN PAIEMENT N’EST DEMANDE POUR UN RECRUTEMENT CHEZ HANDICAP INTERNATIONAL/HUMANITE & INCLUSION.