Description

AVIS DE RECRUTEMENT

Le Comité international de la Croix-Rouge (CICR) est une institution indépendante et neutre qui fournit protection et assistance aux victimes de conflits armés et d'autres situations de violence. Il apporte une aide humanitaire dans les situations d'urgence, et s'emploie également à promouvoir le respect du droit international humanitaire et son intégration dans les législations nationales.

Dans le cadre de ses activités au Mali, le CICR cherche pour sa délégation de Bamako :

Un(e) Assistant-e exécutif-ve et gestionnaire de l’information

Minimum requis - Formation et expérience professionnelle 

• Diplôme universitaire ou formation/expérience équivalente ; être titulaire d’un master constituerait un avantage.
• Au moins cinq ans d’expérience dans le domaine de la gestion de l’information et secrétariat
• Bilingue anglais et excellente maîtrise du français. La connaissance d’autres langues constituerait un avantage.
• Maitrise des usages protocolaires et coutumiers au Mali
• Excellentes connaissances informatiques et bureautiques standards, notamment des logiciels Microsoft Office, SharePoint et IBM Lotus Notes

Responsabilités

Support au management :

• Filtre, priorise, partage et suit les demandes orales/écrites, connait les activités de la délégation et tient compte de ses priorités et défis en cas de prise de décision.
• Supervise les contacts internes et externes du management, à travers les outils CICR et supervise la mise à jour des contacts des autres unités.
• Supervise les tâches suivantes : rédaction de la correspondance protocolaire ou informelle - de manière autonome - à la signature du management ; mise en page de la correspondance, les rapports ou autres documents ; si nécessaire.
• Prépare ou supervise la préparation de dossiers sur des thèmes particuliers (dossiers de briefing pour visites du siège par ex.)
• Assure le partage et le classement des documents pour le management. Constitue, alimente et ferme les dossiers physiques et électroniques du management. Met en boite les dossiers physiques du management à chaque fin de période et tient l’inventaire à jour.
• Contribue à la gestion de projets/dossiers spécifiques, à la demande et sous la supervision du management.
• Contribue à l'élaboration du « plan de contingence » (partie chancellerie, archives et gestion de l'information).
• Supervise les tâches de secrétariat pour le management (photocopies, mailings, envoi courrier à Genève ou dans les sous-sites, gestion de l’économat, etc.).
• Supervise la mise à jour des organigrammes ou listes utilisées dans la délégation ou s’assure que cela soit fait par le service en charge.

Gestion de l’Information :

• Supervise et s’assure que tout document électronique envoyé à la teambox de site ou tout document reçu au bureau de gestion de l’information soit partagé de manière pertinente avec les personnes concernées.
• Organise, supervise ou gère l’utilisation d’une gamme d’outils de travail collaboratif (par ex-TS) et de bases de données.
• Met à jour l'information générale dans les outils de référence (TS ou autres).
• S’assure de la mise à jour pour la page intranet de la Délégation et la promeut - ainsi que les fonctionnalités intranet - auprès des utilisateurs

Formation et support – Pôle de compétences

• Supervise le briefing de tout nouveau collaborateur sur les sujets précités, forme régulièrement les utilisateurs et vérifie que les règles/procédures sont respectées.
• Forme les unités et les assistant-e-s des sous-sites (ou toute autre personne en charge) sur les procédures relatives aux sujets précités et les encadre sur l’application de celles-ci.
• S'assure que les collaborateurs connaissent et mettent en pratique les règles en matière de correspondance et de protocole CICR ; propose des adaptations contextuelles si nécessaire ; s'assure que toute la correspondance protocolaire sortant de la délégation est validée par la personne compétente ; connaît et fait appliquer les règles en matière de signatures dans la délégation.
• Maintient à jour ses compétences sur les outils standards (de messagerie, partage, RM, intranet, etc.); s'implique dans toute évolution des pratiques ou des outils, se forme afin de mieux accompagner les changements et transmet son savoir.
• Propose/établit/met à jour des procédures pour l’utilisation, la sécurité et la protection du matériel sensible (papier en-tête, tampons CICR, etc.) et veille au respect de celles-ci.

RESPONSABILITÉS DE LA GESTION DES PERSONNES

• Supervise équipe BAM_IM et est le référent fonctionnel des assistant-e-s dans les sous-délégations.
• Pour son équipe :
• Est responsable du recrutement, de l'intégration et de la formation des nouveaux membres de son équipe.
• Organise des réunions régulières pour assurer une coordination optimale et retransmettre les informations reçues.
• Donne un feedback continu et reçoit les feedbacks en retour
• Mène et participe aux activités de Management & de Développement de la Performance (PMD)dans le respect des délais CICR.
• Coordonne et encourage le développement des compétences de son équipe en les encadrant et les conseillant sur les possibilités de formation et de développement internes et externes.
• S'assure que les descriptions de poste des employés sous sa supervision sont à jour ; sollicite les commentaires et le soutien du département des Ressources Humaines et du-de la CGI/IMCo

Dossier de candidature 

Les candidats qui souhaitent postuler doivent envoyer leur CV (avec 3 personnes de référence) et leur lettre de motivation à l’attention du Manager des Ressources Humaines à l’adresse email uniquement : bam_recrutement_services@icrc.org

La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 22 février 2022.

NB : Mentionner dans l’objet de votre message électronique : « Un (e) Assistant-e exécutif-ve et gestionnaire de l’information – Bko ».

Renommez le CV et la lettre de motivation à votre nom.

Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s et les dossiers de candidature ne seront pas retournés.

 Le CICR est attaché à la diversité et déterminé à assurer un environnement de travail inclusif. Nous examinerons avec intérêt les candidatures de toutes les personnes qualifiées.

Le CICR n'exige de paiement à aucune étape du processus de recrutement.