TITRE : Un(e) Assistant(e) des Ressources Humaines – Généraliste

(Les candidatures féminines sont fortement encouragées)

EQUIPE/PROGRAMME : Ressources Humaines and Administration

LIEU : Bamako

GRADE : Grade 4.2 de la grille de SCI Mali.

DURÉE DU CONTRAT : CDI

TYPE DE CONTRAT : National

SAUVEGARDE DE L’ENFANT :

Niveau 3 : le titulaire du poste aura des contacts avec enfants ou jeunes gens aussi fréquemment (par exemple une fois par semaine ou plus) ou de façon intensive (par exemple quatre jours dans un mois ou plus ou toute une nuit) parce qu’ils travaillent dans des programmes-pays ; ou vont visiter les programmes du pays ; ou parce qu’ils sont chargés de la vérification des références et le processus du vetting du personnel.

Responsabilités générales sur la politique de Sauvegarde de l’Enfant (SE) :

-        Assurer de façon continue, l’archivage électronique des politiques, code de conduite de SCI et certifications signées par les employés lors de la signature de leur contrat de travail et le classement physique dans les dossiers du personnel.

-        Assurer le classement et la conservation des documents de politiques et certifications signées par les employés dans les dossiers ressources humaines/ système en place pour enregistrer la réception, la signature des politiques par le personnel, les bénévoles, Stagiaires et les autres représentants de SCI ; un document attestant qu’ils les ont comprises et qu’ils les respecteront.

-         Être disponible pour expliquer les politiques dans le contexte local et utiliser un langage simple et des exemples que le personnel comprendra.

LE BUT DU RÔLE : 

Save the Children International (SCI) est la première organisation indépendante au monde pour les enfants. Sa vision est un monde dans lequel chaque enfant a le droit de survivre, le droit à la protection, au développement et à la participation. Sa mission est d’obtenir des avancées décisives dans la façon dont le monde traite les enfants et de réaliser des changements immédiats et durables dans leurs vies. 

L’Assistant(e) Ressources Humaines appuiera le département des Ressources Humaine et Administration en matière de gestion administrative et ressources humaines. Il/elle participera à la définition d’un dispositif de réponses aux contraintes des services administratifs. Il /elle sera chargé(e) de suivre et documenter les mouvements du personnel, (congés, permission, maladie professionnelle etc.), de la mise à jour régulière de la liste du personnel pour tous les bureaux, Programmes /Départements et de la mise à jour des informations du personnel dans ORACLE.

DIMENSION DU POSTE :

Superviseur Direct :  HR Manager 

Staff sous la supervision de ce poste : N/A  

Responsabilité budgétaire : N/A 

NIVEAU DE SALAIRE BRUT ANNUEL :

Salaire de brut annuel compris entre : 6 642 875 FCFA – 9 676 494 FCFA

Notre Offre définitive sera basée sur l'expérience, l'équité interne et la disponibilité financière. SCI offre un ensemble d'avantages concurrentiels en dehors du salaire).

AUTRES AVANTAGES:

•    Le reversement de l’INPS+AMO part Employeur ;

•    Une couverture d’assurance maladie tiers payant pour vous et votre famille (enfants & épouses jusqu’à quatre épouses maximum), l’utilisation de l’AMO est facultative ;

•    L’augmentation annuelle après la revue de la performance annuelle ;   

•    Le paiement d’allocation de rentrée scolaire pour les enfants en raison de 100.000 F/Enfant pour un maximum de 4 enfants par staff en début d’année scolaire ;

•    Un forfait de communication d’un montant de 10.000 FCFA, Data 5000 pour les communications avec les personnes externes de l’Organisation ;      

•    L’inscription à la flotte de communication interne à travers laquelle vous pouvez communiquer gratuitement avec vos collègues ;

•    Des opportunités de formation ;

•    Congés annuel 24 jours ouvrés ;

•    Congés de paternité de Quinze (15) jours calendaires (à condition d’avoir accompli au moins un an de service continu au sein de l’organisation) ;

•    Congés de maternité de Six (06) mois calendaires (à condition d’avoir accompli au moins un an de service continu au sein de l’organisation).

PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITE?: 

Gestion des dossiers du personnel

·         Participer à l’élaboration des contrats de travail après sélection définitive du candidat, et toutes les déclarations sociales et autres liées à l’embauche ou interruption de contrat, et fait le suivi des mobilités internes (CDI, CDD, stagiaires, journaliers, bénévoles etc.) ;

·         Assurer l’archivage électronique des contrats de l’ensemble du personnel, de façon continue, et s’assurer d’un bon classement des dossiers du personnel ;

·         En collaboration étroite avec les autres membres de l’équipe RH (HR Recruitment Officer, OL&D Coordinator), être responsable du classement des documents du personnel notamment évaluations de performance de tous les staffs, les procédures et politiques signées, et s’assurer de la bonne documentation ;

·         Préparer, mettre à jour et suivre les changements nécessaires dans les dossiers du personnel y compris les contrats d’embauche, les autorisations et toute autre documentation comme l’exige la politique du bureau et du personnel ;

·         S’assurer du suivi du plan d’induction du nouveau personnel, en collaboration avec les superviseurs respectifs en vue de le classer dans les dossiers, du personnel ;

·         Participer à la planification de l’accueil, de l’orientation ainsi que le briefing du nouveau personnel sur les procédures RHA ;

·         Compiler, scanner et archiver les mises à jour des écrits retraçant l’évolution de carrière des salariés (contrats, notes, mémos et avenants) et des dossiers individuels de chaque salarié en activité ;

·         Faire le classement des dossiers du personnel par rubrique et assurer la mise à jour régulière ;

·         Assurer le classement de l’ensemble des notes administratives concernant le personnel ;

·         Faire le classement manuel des dossiers administratifs ;

·         Préparer les dossiers du personnel pour les missions d’audit. ;

·         Contribuer à assurer l’exactitude des données des staffs sur la plateforme Oracle (Nom, titre du poste, localisation, informations salariales, etc....).

Gestion des besoins et demandes de service des employés :

·         Réceptionner les besoins et demandes de services des employés au niveau du Département HR et en assurer le suivi (Attestation de travail, signature de domiciliation de salaires, demande de congés ;

·         Rédiger les courriers d’intérêt divers adressés au personnel (congés de paternité, maternité, attestation de travail, etc.) ;

·         Gérer l’intégration et le retrait du personnel et de leur famille de l’assurance maladie ;

·         Être en charge de l’archivage des dossiers du personnel, et tout autre document lié aux ressources humaines, tenir et classer les dossiers du personnel du bureau pays.

Traitement des salaires?:  

·         Appuyer HR Manager et Officer, dans le traitement des salaires?: Transmettre les situations et changements à prendre en compte dans le traitement des salaires de chaque mois avec les documents supports (RIB, changement de statut, Notifications d’Offres, lettres d’affectation, redéploiement, Promotion, reclassement, Rupture ou Fin de contrats, etc.) ;

·         Fournir la mise à jour de la liste du personnel pour le traitement des salaires de chaque mois ;

·         Assurer un suivi de l’impression, la distribution des bulletins de paie ;

·         Assurer le classement des copies dures des bulletins de paie et des copies électroniques pour tout le personnel.

Responsabilités de Sauvegarde

·         Dénoncer tous les cas d’abus interne et externe ;

·         Connaitre la politique de Sauvegarde et le Code de Bonne Conduite et sensibiliser sur cette politique (enfants, employés, partenaires, bénéficiaires, etc.) ;

·         Contribuer aux exercices de leçons apprises et de documentation des bonnes pratiques sous l’impulsion du point focal ;

·         Être exemplaire dans son travail et dans sa vie privée et respecter le code de bonne conduite et de la politique de sauvegarde ;

·         Connaitre et respecter les procédures locales ;

·         Veillez au bien-être de l’enfant, de l’employé, des partenaires, des bénéficiaires, et des communautés ;

·         Assurer un environnement sain au service de tous (enfants, partenaires, bénéficiaires, employés etc.).

COMPORTEMENTS ET VALEURS (Nos valeurs en pratique)

Responsabilité/ Redevabilité :

·         Est responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, respecte et fait respecter les valeurs de Save the Children ;

·         Responsabilise l’équipe et les partenaires – leur laissant la liberté d’atteindre les résultats de la meilleure façon, fournit le développement nécessaire à l’amélioration des performances et applique les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.

Ambition:

·         Fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour lui-même (et son équipe), prend la responsabilité de son propre développement et encourage les autres à en faire de même ;

·         Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres ;

·        Orienté vers le futur, pense stratégiquement.

Collaboration:

·        Construit et maintien des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les Membres, les partenaires extérieurs et les sympathisants ;

·        Valorise la diversité, la considère comme une source de compétitivité ;

·        Abordable, à l’écoute.

Créativité:

·         Développe et encourage les solutions innovantes ;

·        Disposé à prendre des risques calculés.

Intégrité:

·         Honnête, encourage l’honnêteté et la transparence ;

·         Renforce la confiance et la confiance ;

·         Affiche un excellent jugement conforme.

QUALIFICATIONS, EXPERIENCES :

• Minimum BAC+3 en gestion des ressources Humaines, gestion, droit ou équivalent ;
• BAC +3 en Droit privé en Administration?serait un atout favorable ;
• Bonne connaissance de l’outil informatique?: Word, Excel, PowerPoint?; 
• Maîtrise parfaite du Français?; l’Anglais serait un atout ;
• Expérience de 2 à 3 ans en Administration du Personnel ;
• Expérience dans la gestion des bases de données ;
• Avoir le sens de la communication, l’esprit d’équipe, le sens de la rigueur, de la transparence et de la confidentialité ;
• Disponibilité.

Responsabilités additionnelles du travail :

Les rôles et responsabilités énoncés ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du poste peut être amené à effectuer des tâches supplémentaires dans des limites raisonnables tenant compte de son niveau de compétences et d'expérience.

Egale opportunité à l’emploi :

Les agents déployés sont tenus d'exécuter les tâches conformément aux politiques et procédures de SCI en matière d'égalité des chances et de diversité.

Sauvegarde des enfants :

Nous devons protéger les enfants afin que notre processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses des antécédents, reflète notre engagement à protéger les enfants contre les abus.

Sauvegarde de nos staffs :

Les agents déployés sont tenus d'exécuter les tâches conformément à la politique anti-harcèlement de SCI

Santé et sécurité

Le titulaire du poste est tenu d'exercer ses fonctions conformément aux politiques et procédures de SCI en matière de santé et de sécurité.

Les personnes intéressées peuvent postuler via les liens suivants :

Lien de candidature pour le poste : https://bit.ly/3SiiQ73

Site d’offre d’emplois SCI : https://hcri.fa.em2.oraclecloud.com/hcmUI

Les dossiers de candidature doivent être envoyés au plus tard le 26 janvier 2024 à 17h00

Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront convoqué(e)s pour le test écrit et les interviews. Les dossiers de candidature ne seront pas retournés