Avis de Recrutement

Mercy Corps est une organisation internationale humanitaire et de développement, qui a pour mission de réduire la souffrance, la pauvreté et l’oppression en aidant les populations à construire des communautés plus sures, productives et équitables dans le monde. Mercy Corps travaille au Mali depuis 2012, menant des programmes qui contribuent à la réponse humanitaire dans le centre et l’ouest et ont pour objectifs d’aider les populations à répondre à leurs besoins de base, relancer leurs activités économiques et renforcer leur résilience face aux chocs récurrents que connaît le pays. Mercy Corps a une vaste expérience de travail dans les pays en transition, et vise à jouer un rôle clé pour accompagner les Maliens, surtout dans les régions du nord, le centre et l’ouest vers la stabilité et le développement.

Dans le cadre de la mise en œuvre de ses programmes au Mali, Mercy Corps cherche des candidats(es) qualifiés(es) pour le poste de :

Bureau de Bamako :

Réf : MC 1901 – Un(e) Chargé(e) aux Achats –

Fonctions essentielles :

Le/La Chargé(e) aux Achats basé(e) à Bamako assistera la Chargée aux Achats dans l’exécution de tous les aspects des achats. Travaillant étroitement avec les programmes, la logistique et les finances, le/la Chargé(e) des Achats exerce une fonction clé pour l’appui aux activités des programmes à travers les services qu’il/elle fournit. Il/Elle appuiera dans la mise en place de systèmes efficaces qui soutient la stratégie et les membres de l'équipe.

Responsabilités essentielles du poste :

Appui dans suivi et le traitement des demandes d’achats

Appuyer dans la réception, la consolidation et le suivi des plans d’achats avec les gestionnaires de projet, les appuyer dans l’élaboration des plans d’achats

Recevoir les Demandes d'Achats (DA) et vérifier qu’elles soient complètes, avec toutes les informations nécessaires à l’achat, et ce conformément au manuel d’achat. Les numéroter et les imprimer pour la recherche des approbations par le demandeur

Effectuer la mise à jour de la PR Masterlist chaque semaine et envoi du statut des achats aux demandeurs.

Préparer mensuellement la PR Masterlist et envoi aux demandeurs, avec copie au GLP. Mise à jour mensuelle et partage de la base de données des contrats de services

Participer à l’organisation des avis d’appels d’offres et s’assurer du respect des seuils et procédures selon le manuel en vigueur. Préparer les demandes de cotation à envoyer aux fournisseurs

Appuiera la publication des avis nationaux et internationaux dans les journaux appropriés

Participer à l’organisation du comité d’analyse des cotations en respectant les membres édictés par le manuel

Préparer les bons de commandes en s’assurant de respecter les termes et conditions et signatures requises

Suivre les livraisons des biens et superviser les réceptions des matériels avec l’assistant aux Opérations

Participer à l’expéditions vers les sous bureaux ou les partenaires avec l’appui de l’assistante logistique.

Préparer les demandes de paiements le cas échéant

Appuyer régulièrement la mise à jour de la base de données des fournisseurs en fonction des besoins des projets et des performances des fournisseurs

Participer au suivi des lignes achats des plans d’achats avec les chefs de projets pour identifier les achats en retard et mettre à jour la planification en conséquence

Mettre à jour de la base de données des prix des achats récurrents

S’assurer du respect des exigences des bailleurs en collaboration avec l’équipe finance et compliance

Effectuer le RPS On Demand pour tous les achats supérieurs à 5 000 $ ou récurrents et s’assurer du classement

S’assurer d’une bonne communication sur l’avancement des dossiers avec les programmes

Appuyer dans suivi des contrats avec les fournisseurs et les prestataires de service

Assister dans l’élaboration des contrats des fournisseurs le cas échéant, les contrats de prestation de service et les contrats des consultants nationaux conformément aux politiques et procédures d’achats

Assister dans la mise en place et le suivi des contrats préférentiels pour les achats récurrents conformément au manuel d’achat de Mercy Corps

Appuyer dans l’enclenchement des procédures de renouvellement dans les délais opportuns

S’assurer que les rapports d’accomplissement soient soumis et visés par les demandeurs

Assister dans le suivi régulier de la performance des fournisseurs et l’évolution des achats

Assister dans l’organisation des enquêtes auprès des demandeurs sur la satisfaction par rapport au service des achats

En coordination avec le Manger Opérations, appuyer la résiliation des contrats le cas échéant

Autres missions

Promouvoir le respect du code de conduite de l’approvisionnement auprès des demandeurs, des fournisseurs et bénéficiaires des biens et services.

Participe à l’atteinte des objectifs des autres unités du département des opérations

S’assurer du classement électronique des données des achats en respectant la politique d’archivage et les mettre à disposition dans les délais opportuns en cas de contrôle

Appuyer tous les six mois des études de marché et des visites auprès des fournisseurs pour avoir une bonne connaissance des prix et articles disponibles

Se conduit professionnellement et personnellement de manière à apporter honneur et crédibilité à Mercy Corps et à ne pas compromettre sa mission humanitaire.

Être redevable vis-à-vis des bénéficiaires ;

Toutes autres responsabilités qui sont assignées selon les besoins

Développement Professionnel : Dans le cadre de notre engagement envers le développement professionnel et fondée sur notre compréhension que les organisations qui se développent continuellement sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés qu'elles desservent - nous attendons de tous les membres de l'équipe de contribuer à dédier 5% de leur temps à des activités d'apprentissage/développement professionnel qui bénéficie à Mercy Corps ainsi qu’à eux-mêmes.

Redevabilité envers les bénéficiaires : Les membres de l'équipe de Mercy Corps sont attendus pour soutenir tous les efforts en vue de la reddition de comptes, en particulier pour nos bénéficiaires et aux normes internationales directeurs internationaux de secours et de développement, tout en s'engageant activement les communautés bénéficiaires comme des partenaires égaux dans la conception, le suivi et l'évaluation de notre projets sur le terrain.

Genre : Mercy Corps reconnaît que nos programmes sont plus efficaces pour soulager la souffrance, la pauvreté et l'oppression quand les femmes, les hommes, les filles et garçons sont équitablement engagés comme acteurs actifs dans tous les aspects du travail que nous entreprenons ensemble. Nous attendons que tous les membres de l'équipe s'engagent à respecter les principes de l'égalité des sexes et d’utiliser une programmation sensible au genre et l'intégration du genre comme un moyen de réaliser notre mission et notre vision pour le changement.

RESPONSABILITE DE SUPERVISION : Aucun

RAPPORTE DIRECTEMENT A : Adjoint Manager Opérations

TRAVAILLE DIRECTEMENT AVEC : Equipes Programme, Operations, tous les départements fonctions supports

QUALIFICATIONS :

Avoir une licence BAC+3 ou équivalent en Administration, Logistique, Transport, Transit ou Informatique de Gestion ;

Avoir au minimum 2 années d’expériences pour ce poste

Être capable de travailler en coordination avec plusieurs unités

Avoir une bonne connaissance de l’informatique

Être capable d’assumer plusieurs tâches à la fois

Avoir les capacités à apprendre vite les principes et les procédures ;

Être capable de prendre des initiatives et de travailler indépendamment ;

Bien parler et écrire le français ; l’anglais est souhaité.

FACTEURS DE SUCCÈS :

Faire preuve d’une capacité d’anticipation ;

Être capable de travailler avec des informations confidentielles sans les divulguer

Rester calme et courtois, garder de bonnes relations professionnelles avec les collègues ;

Savoir faire respecter son travail et expliquer ses difficultés, mais rester attentif et capable de changer ses priorités si la situation l’exige ;

Être force de proposition pour améliorer son espace de travail et sa performance

Faire preuve d’intégrité, de rigueur et de transparence et être capable de demander conseils ou validation quand nécessaire ;

Connaitre les procédures internes pour les respecter ;

Avoir des talents variés et une habilité prouvée d’organiser et de prioriser les taches ;

Proactivité, flexibilité, sens de l’initiative

Avoir la capacité de communiquer efficacement avec les membres de l’équipe ;

Avoir la capacité d’apprendre vite, de prendre des initiatives et de rendre compte des résultats

Être capable d'évoluer dans un environnement multiculturel de développement international

Date de prise de service : Dès que possible

Le dossier de candidature doit comporter obligatoirement :

Un CV actualisé ;

Une lettre de motivation ;

La copie des diplômes et des attestations de travail ;

Un casier judiciaire en cours de validité. (n’est obligatoire qu’une fois retenu au poste)

Les noms et contacts (mail et numéro tél) de trois personnes de référence dont une du dernier emploi.

Les dossiers de candidature sont à envoyer par courriel à ml-talents@mercycorps.org

Préciser clairement en objet du mail la référence et l’intitulé du poste comme suit << MC 1901– Chargé (e) aux Achats – Bamako >>.

Les dossiers sont recevables jusqu’au Mercredi 07 septembre 2022 à 17h30.

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour les tests (écrit et entretien). Les candidatures n’ayant pas l’intitulé du poste en objet et les dossiers incomplets ne seront pas considérés. Les dossiers déposés ne seront pas retirés

Les candidatures féminines et des personnes handicapées sont vivement encouragées.