Description

OFFRE DE STAGE

UN(E) STAGIAIRE SECRETAIRE

PAYS : MALI

LIEU :  BAMAKO

Domaine d'activités : SECRETARIAT

Intitulé de poste : Stagiaire Secrétaire

Date de début de contrat : Août 2023

Date de fin de contrat : Janvier 2024

Type de contrat   : Stage 03 mois (avec Possibilité de renouvellement)

Hiérarchisation du poste : Le poste est sous la responsabilité de la Secrétaire de Bamako

I- Le Programme Humanité & Inclusion (HI) au Mali 

Handicap International, nom d’usage « Humanité & Inclusion » est présent au Mali depuis 1996. L’objectif général du programme Mali est de contribuer à assurer la participation des personnes handicapées et des personnes vulnérables au Mali sur base de l’égalité avec les autres.

En 2023, les activités du programme s’articulent autour des orientations suivantes :

Santé & réadaptation : réadaptation fonctionnelle, santé maternelle et infantile, plaidoyer VIH et Handicap ; dépistage et prise en charge précoce des déficiences

Éducation inclusive & formation professionnelle : Éducation inclusive, insertion socioprofessionnelle etc.

Moyen d’existence & résilience : transferts monétaires / filets sociaux, projets communautaires, activités génératrices de revenus etc.

Protection& Réduction des risques : éducation aux risques liés aux engins explosifs, assistances aux victimes de conflit armés, soutien psycho-social, transformation de conflit dans le nord et centre du Mali.

II – Contexte :

Sous la responsabilité hiérarchique de la Secrétaire de Bamako, le(la) Stagiaire Secrétaire aura pour mission d’assurer un rôle de support à la Secrétaire de Bamako.

III – Principales responsabilités

Accueil des visiteurs – Gestion du standard téléphonique

Recevoir et Accueillir les visiteurs, les renseigner et les orienter, informer la personne visitée ;

Gérer le standard téléphonique et traiter tous les appels entrants, sortants et les transferts d’appels ;

Tenir un registre des communications téléphoniques émises ;

Tenir à jour l’annuaire des contacts internes et externes du programme (téléphones, fax, adresses électroniques, contacts…) ;

Fournir des informations précises aux personnes externes.

Gestion des taches courantes de secrétariat

Effectuer un travail de relecture, de mise en forme, de correction des correspondances et ajoute les numéros chrono ;

Traiter la réception et l’émission des courriers électroniques de l’adresse principale, accuse réception, enregistre et ventile aux bons interlocuteurs du poste du secrétariat ;

Collecter, saisir, envoyer et classer les courriers Départ et Arrivée ;

Tenir le cahier d’enregistrement du Courrier Départ et Arrivée et les archives avec leurs accusés de réception dans les chronos correspondants ;

Organiser la réception des courriers par la poste et DHL ;

Assurer en collaboration avec l’équipe concernée, la transmission et la réception des appels d’offres suivies d’un accusé de réception remis à chaque postulant.

Saisie les documents et courrier sur demande des différents services (ordre de mission, lettre, courrier administratif, note interne, …)

Scanner les documents en fonction de la demande ;

Effectuer les photocopies du Secrétariat ;

Effectuer la reliure des documents en fonction de la demande ;

Veiller au bon fonctionnement et à l’alimentation (cartouches + papier) des photocopieuses de l’accueil ;

Assurer l’aménagement et la mise à jour des espaces (tableaux d’affichages, casiers individuels) ;

Gérer les archives liées à son poste ;

Attribuer un accès internet pour les visiteurs quand nécessaire.

Gestion du stock de papeterie et des consommables bureautique

Assurer la gestion du stock de papeterie et autres consommable bureautique du bureau de Bamako ;

Demander le renouvellement du stock de fournitures de bureau (DAS) ;

Assurer le suivi du stock de fournitures de bureau sur l’outil de gestion Excel ;

Réaliser mensuellement l’inventaire (contrôle physique et théorique) ;

Gérer les demandes d’approvisionnement en papeterie et autres consommables bureautiques de Bamako.

Gestion de l’espace documentation et de l’archivage

Assurer de la livraison des journaux et revues et leur mise à disposition dans zone concernée puis en fait l’archivage ;

Gérer et animer l’espace de documentation (bibliothèque) du bureau : enregistrement et classement des nouveaux ouvrages, gestion des entrées et des sorties, internes et externes, au moyen de l’outil de gestion Excel, élaboration un annuaire des ouvrages disponibles et le réactualise régulière ;

Gérer le classement et l’archivage papier des documents arrivant au secrétariat.

Gestion de l’espace documentation et de l’archivage

Assurer la gestion des panneaux d’affichages pour les documents internes au bureau de Bamako

La liste ci-dessus n’est ni exhaustive ni limitative, le(la) Stagiaire Secrétaire pourra être amené, dans le cadre de ses fonctions, à effectuer d’autres tâches sur demande expresse de son supérieur hiérarchique.

IV –  Compétences :

Savoir (connaissances)

Savoir-faire (pratiques)

Savoir-être (attitudes)

§ Formation : Niveau BAC + 2 en secrétariat ou domaines connexes 

§ Vision, mandat, valeurs et stratégie HI,

§ Principes humanitaires,

§ Maitrise de la gestion du secrétariat,

§ Maitrise de l’archivage

§ Respecter la confidentialité des informations traitées et communiquées,

§ Anticiper, apprécier la charge de travail pour la planifier dans les délais,

§ Bonne résistance au stress avec une augmentation du volume de travail, 

§ Être rigoureux, organisé et précis,

§ Sens du relationnel,

§ Être force de proposition,

§ Être curieux et aimer faire évoluer ses connaissances,

§ Maitrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook,

V –  Dépôt de Candidature 

Les dossiers de candidature (Curriculum Vitae, lettre de motivation) sont adressés à l’adresse suivante : recrutement@mali.hi.org au plus tard le 23/07/2023 à 16h00 (date et heure sur le mail faisant foi). Il est impératif de mentionner dans l’objet de votre courrier électronique le terme suivant :

« Candidature Stagiaire Secrétaire à Bamako »

NB : Seuls les candidats retenus seront contactés pour le test écrit.

Humanité & Inclusion s’engage à promouvoir l’égalité des chances et lutter contre toutes formes de discrimination à l’embauche.

Humanité & Inclusion est attaché au principe de la diversité et encourage tout particulièrement les candidatures des personnes en situation de handicap et les femmes.

Un aménagement raisonnable du processus de recrutement et du poste à pourvoir peut-être envisager en fonction des besoins individuels des candidats en situation de handicap et dans la limite des possibilités d’Humanité & Inclusion.

Nous encourageons sincèrement les candidats en situation de handicap à préciser leurs besoins spécifiques en lien avec les étapes du recrutement dans leurs dossiers de candidature.

Humanité & Inclusion est engagé dans la protection de l'enfance et la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus sexuels. Le/la candidat(e) sélectionné(e) devra s’engager à adhérer et respecter ces politiques éthiques et le code de conduite : Prévention des abus et protection des personnes.

Les candidatures de femmes et de personnes handicapées sont fortement encouragées et seront analysées avec une attention particulière.

IMPORTANT : AUCUN PAIEMENT N’EST DEMANDE POUR UN RECRUTEMENT CHEZ HANDICAP INTERNATIONAL/HUMANITE & INCLUSION.